Đây là phần để làm sổ các bí tích, hay nói cách khác là làm danh sách bí tích. Qua phần này, chương trình sẽ tự động cập nhật những chi tiết về ngày lãnh nhận bí tích, Giám Mục hay linh mục ban bí tích, người đỡ đầu… vào thông tin từng cá nhân, ta không cần phải tìm từng người để cập nhật những thông tin này. Chúng ta cùng tìm hiểu từng phần trong mục này
I. Quản lý danh sách đợt bí tích
Để hiện thị màn hình danh sách các đợt bí tích, chọn mục "Danh sách sổ bí tích" trong bảng chức năng chính
- Tải danh sách các đợt bí tích
Trước tiên, ta chọn một loại bí tích cần làm việc trong danh sách các loại bí tích (như Rửa tội, Rước lễ lần đầu, Thêm sức), chương trình sẽ tự động tải danh sách các đợt bí tích trong loại bí tích được chọn vào lưới danh sách các đợt bí tích bên dưới.
- Thêm / loại bỏ / xem-sửa thông tin một đợt bí tích
Chọn đợt bí tích trên lưới, nhấp các nút tương ứng Thêm / Loại bỏ / Xem-Sửa. Nhấp kép chuột vào một đợt bí tích trên lưới giống như khi nhấp nút "Xem-Sửa"
a. Thêm đợt bí tích: nhấp nút "Thêm", màn hình nhập đợt bí tích sẽ hiện ra (Xem mục II bên dưới để biết thêm thông tin chi tiết).
b. Để loại bỏ một đợt bí tích khỏi danh sách đợt bí tích bên dưới, chọn đợt bí tích đó rồi nhấp nút “Loại bỏ”, chương trình sẽ xóa ngay đợt bí tích đó cùng chi tiết các giáo dân trong đợt bí tích đó. Tuy nhiên các giáo dân đó vẫn tồn tại trong chương trình.
c. Phần xem và sửa thông tin: để xem và sửa thông tin, ta bấm vào nút “Xem-Sửa” chương trình sẽ hiện thị màn hình nhập đợt bí tích với đầy đủ thông tin của đợt bí tích cần xem. Trong màn hình này, có thể sửa đổi thông tin đợt bí tích. Sau khi sửa đổi thì nhấp nút “cập nhật” để lưu lại những thay đổi.
II. Nhập thông tin một đợt bí tích
+ Để thêm mới 1 đợt bí tích, nhấp vào nút “Thêm” trong màn hình danh sách đợt bí tích, cửa sổ nhập chi tiết đợt bí tích sẽ xuất hiện
1. Trong phần thông tin đợt bí tích:
+ Lần lượt nhập thông tin đợt bí tích theo từng chi tiết.
+ Thông tin Linh mục và nơi nhận bí tích mặc định được lấy theo Linh mục quản xứ hiện tại và tên giáo xứ được nhập bên phần thông tin giáo xứ. Sau này, dù có thay đổi nơi nhận bí tích, chương trình cũng sẽ lưu lại là tên giáo xứ trong phần này, mặc dù sẽ cập nhật cho từng giáo dân như ta nhập vào.
+ Trong phần này, nếu chưa có thông tin ngày lãnh bí tích cụ thể, ta có thể để trống, hoặc nhập tượng trưng, sau này có thông tin ngày chính xác thì nhập lại, chương trình sẽ tự động lưu hàng loạt các thông tin trong phần này vào từng giáo dân sau khi nhấp nút "Cập nhật"
2. Trong phần chi tiết đợt bí tích:
+ Có thể thêm, loại bỏ, xem-sửa giống như các màn hình nhập danh sách khác.
Có 2 cách để nhập danh sách những người nhận bí tích:
- Cách thứ nhất: đối với những giáo dân đã có thông tin cá nhân trong chương trình. Chúng ta chỉ việc nhấp nút “chọn”, sẽ xuất hiện một màn hình để chúng ta chọn giáo dân, trong màn hình này, ta thực hiện từng bước như sau:
+ Chọn một giáo họ trong danh sách các giáo họ
+ Nhập tên người muốn tìm vào mục tìm kiếm (có thể nhập họ tên, hoặc nhập chỉ có tên, hay nhập mã giáo dân tuy theo ta chọn loai tìm kiếm nào) sau đó gõ enter, các tên có những thông tin theo yêu cầu của ta sẽ hiện ra, chọn giáo dân cần tìm, tiếp đến nhấp nút “đồng ý” hoặc nhấp kép chuột lên tên đó thì đương sự sẽ được nhập vào danh sách.
- Cách thứ hai: dành cho những người chưa có thông tin cá nhân trong chương trình (thường là trường hợp rửa tội, hoặc trường hợp người từ xứ khác đến xin nhận bí tích). Chúng ta bấm vào mục “thêm”, màn hình nhập giáo dân sẽ xuất hiện. Ta chỉ việc nhập những thông tin của họ vào màn hình này như hướng dẫn trong phần nhập thông tin giáo dân. Đối với bí tích rửa tội, thường là các giáo dân này mới gia nhập đạo nên chưa có tên trong xứ, nên ta phải bấm vào nút “thêm” để nhập thông tin giáo dân này. Còn với các giáo dân ngoài xứ, khi nhập thông tin cá nhân, ta nên chọn là giáo dân ảo để chương trình không tính vào danh sách giáo dân thuộc giáo xứ. Trong phần nhập thông tin cá nhân này, ta không cần nhập thông tin bí tích sắp lãnh nhận, vì chương trình sẽ tự động thêm vào trong màn hình bí tích chi tiết.
+ Sau khi đã nhập đầy đủ danh sách những giáo dân nhận bí tích, ta nhập thêm các thông tin khác như: Số rửa tội, số rước lễ, số thêm sức, người đỡ đầu vào lưới danh sách bằng cách nhấp chuột vào ô muốn nhập, nhập thông tin xong thì bấm phím enter và nhập tiếp thông tin khác.
+ Riêng cột "mã gia đình", ta có thể nhập trực tiếp mã gia đình của giáo dân (nếu nhớ) chương trình sẽ tự động tìm tên gia đình theo mã này và hiển thị trong cột "tên gia đình". Nếu không nhớ mã gia đình, ta có thể chọn gia đình trong danh sách có sẵn bằng cách nhấp kép chuột vào cột "Mã gia đình" của giáo dân cần nhập (hoặc chọn giáo dân trong lưới rồi nhấp nút "chọn gia đình" phía trên), chương trình sẽ hiển thị một màn hình cho ta chọn một gia đình (giống như màn hình chọn giáo dân). Sau khi chọn xong, mã gia đình và tên gia đình sẽ được tự động đưa giáo dân được chọn tương ứng. Đồng thời, giáo dân này cũng được đưa vào danh sách thành viên gia đình của gia đình được nhập với vai trò là "Con cái".
Lưu ý: Với những giáo dân đã là thành viên một gia đình thì không thể chọn lại gia đình khác. Mục này chỉ áp dụng cho những giáo dân mới, chưa có thông tin gia đình (thường là trường hợp rửa tội)
+ Tìm kiếm trên lưới:
Phần này cho phép chúng ta tìm nhanh tên một người trong danh sách. Khi ta bấm vào nút này, chương trình sẽ xuất hiện form tìm kiếm, ta nhập tên người muốn tìm, gõ enter thì chương trình sẽ liệt kê nhưng tên có thông tin như chúng ta đã nhập.
+ In danh sách:
Sau khi đã hoàn tất danh sách, ta bấm vào nút “in danh sách” chương trình sẽ tự động chuyển qua phần mềm excel, ta tha hồ chọn lựa và chỉnh sửa và in ấn như thường lệ trong Excel.
+ In chứng nhận bí tích:
Tương ứng với loại bí tích được chọn, chương trình sẽ in chứng nhận bí tích tương ứng cho người được chọn trên lưới ra Excel (Khi ban bí tích xong cho giáo dân mà có chứng nhận kèm theo thì trang trọng hơn, cũng giống tốt nghiệp ở trường học được giấy chứng nhận hay bằng tốt nghiệp vậy)
+ Tải lại danh sách:
Lưu ý khi nhấp nút này thì toàn bộ thông tin trên lưới sẽ được trở về trạng thái ban đầu như khi vừa mở màn hình này, vì thế hãy thận trọng với nút này, kẻo uổng công nhập rồi mất hết.
Sau khi đã hoàn tất việc nhập, ta nhấp nút "Cập nhật" để chương trình lưu lại dữ liệu được nhập.