Kể từ phiên bản 2, chương trình có thêm khái niệm giáo dân ảo và gia đình ảo
Gia đình ảo là gia đình không được thống kê như một gia đình hiện đang sinh hoạt trong giáo xứ, nhưng vì lý do gì đó, cần thông tin của gia đình này trong chương trình nên nhập vào (ví dụ: một người nam ở xứ khác kết hôn với một người nữ thuộc xứ, sau khi kết hôn, gia đình sống tại giáo xứ khác. Tuy nhiên cần nhập thông tin gia đình này vào chương trình để có thể tìm kiếm và in chứng nhận hôn phối sau này). Vì thế, gia đình ảo thường không thuộc xứ, và được chọn giáo họ là "ngoài xứ" (giáo họ này được chương trình tự động thêm vào). Trong gia đình ảo có thể chứa cả giáo dân trong xứ hoặc giáo dân ảo (ngoài xứ)
I. Quản lý danh sách gia đình
Để hiển thị màn hình danh sách các gia đình, chọn mục "Danh sách gia đình" trong bảng chức năng chính
- Tải danh sách gia đình
Trước tiên, ta chọn một giáo họ cần làm việc trong danh sách giáo họ, chương trình sẽ tự động tải danh sách các gia đình trong giáo họ đó vào lưới gia đình bên dưới.
Nếu chọn mục "Chỉ xem gia đình ảo", chương trình sẽ chỉ liệt kê ra những gia đình ảo trong danh sách gia đình bên dưới.
- Thêm / loại bỏ / xem-sửa thông tin một gia đình
Chọn gia đình trên lưới, nhấp các nút tương ứng Thêm / Loại bỏ / Xem-Sửa. Nhấp kép chuột vào một gia đình trên lưới giống như khi bấm nút "Xem-Sửa"
a. Thêm gia đình: Bấm nút "Thêm", màn hình nhập gia đình sẽ hiện ra (Xem mục II bên dưới để biết thêm thông tin chi tiết).
b. Để loại bỏ một gia đình khỏi danh sách gia đình bên dưới, chọn gia đình đó rồi bấm nút “Loại bỏ”, chương trình sẽ chuyển gia đình đó vào hồ sơ lưu trữ. Gia đình đã bị loại bỏ thì chương trình sẽ không tính vào số gia đình trong xứ nữa. Cũng vậy, những gia đình đã chuyển đi xứ khác cũng sẽ bị loại bỏ khỏi danh sách gia đình và chuyển vào hồ sơ lưu trữ.
c. Phần xem và sửa thông tin: để xem và sửa thông tin, ta bấm vào nút “Xem-Sửa” chương trình sẽ hiện thị màn hình nhập gia đình với đầy đủ thông tin của gia đình cần xem. Trong màn hình này, có thể sửa đổi thông tin gia đình. Sau khi sửa đổi thì bấm nút “cập nhật” để lưu lại những thay đổi.
- Phần in ấn
+ In danh sách: khi muốn in một danh sách gia đình của một giáo họ, ta chọn giáo họ, sau đó bấm nút “In danh sách", chương trình sẽ tự động xuất thông tin qua phần mềm Excel, chúng ta có thể chọn lựa, chỉnh sửa sao cho phù hợp với nhu cầu của chúng ta cần. Khi đã chỉnh sửa xong cách ưng ý thì chọn in như bình thường trong chương trình Excel.
+ In chứng nhận hôn phối: Muốn in giấy chứng nhận hôn phối của một gia đình, ta chọn gia đình đó trên lưới, sau đó bấm nút “in chứng nhận hôn phối” và điền vào đó những chi tiết cần thiết. Sau khi đã điều đầy đủ thông tin thì bấm nút “xuất chứng nhận”. Chương trình cũng sẽ tự động xuất chứng nhận qua phầm mềm Excel. Chúng ta có thể xem lại và chỉnh sửa cho phù hợp, rồi in như cách in trong Excel.
+ In Sổ gia đình: Để in sổ gia đình, ta chọn 1 gia đình trên lưới, bấm nút "In sổ gia đình"
Mục này có rất nhiều chọn lựa trước khi in. Để hiển thị các chọn lựa, vào menu "Công cụ", chọn tiếp mục "Tùy chọn", màn hình sau sẽ hiện ra để ta chọn lựa các tùy chọn cho sổ gia đình:
Trong sổ gia đình sẽ không in những người đã chuyển xứ. Những người đã lập gia đình riêng sẽ được định dạng chữ in nghiêng.
- Tìm kiếm trên lưới và Tải lại danh sách
Hai phần này có liên hệ với nhau.
+ Tìm kiếm trên lưới: muốn tìm kiếm tên một gia đình trong một giáo họ, ta chọn giáo họ, chương trình sẽ liệt kê tất cả các gia đình của giáo họ đó. Kế đến, ta bấm nút “tìm kiếm trên lưới” sẽ xuất hiện một cửa sổ, ta sẽ chọn hoặc tìm kiếm theo “tên gia đình”, “mã số gia đình”, hoặc “người vợ, người chồng”… rất nhiều điều muốn tìm tuỳ ý mình chọn. Sau đó nhập tên hay điều mà ta muốn tìm vào ô trống rồi bấm nút “đồng ý” hay gõ “enter” cho mau, chương trình sẽ liệt kê như ý mình muốn.
+ Tải lại danh sách: Sau khi đã tìm kiếm xong, muốn trở lại danh sách lúc nãy ta chỉ việc mấm vào nút “Tải lại danh sách”, chương trình sẽ cho ta thấy lại danh sách gia đình của giáo họ lúc ban đầu.
II. Nhập thông tin một gia đình
+ Để thêm mới 1 gia đình, nhấp vào nút “Thêm” trong màn hình danh sách gia đình, cửa sổ nhập gia đình sẽ xuất hiện
Trong phần thông tin gia đình:
+ Lần lượt nhập thông tin gia đình theo từng chi tiết. Thông tin chi tiết nào của gia đình mà không rõ thì có thể để trống.
+ Buộc phải nhập ít nhất 1 người nam hoặc nữ và tên gia đình trong thông tin gia đình.
+ Khi nhập "người nam" hoặc "người nữ", ta nhấp các nút tương ứng bên cạnh. Ý nghĩa các nút theo thứ tự như sau: Thêm, Xóa, Xem-Sửa, Chọn. Khi đưa chuột lên trên nút, mô tả cho nút sẽ hiện ra cho ta biết chức năng của từng nút.
Khi bấm nút chọn, sẽ xuất hiện một màn hình để chúng ta chọn giáo dân, trong màn hình này, ta thực hiện từng bước như sau:
- Chọn một giáo họ trong danh sách các giáo họ
- Nhập tên người muốn tìm vào mục tìm kiếm (có thể nhập họ tên, hoặc nhập chỉ có tên, hay nhập mã giáo dân tuy theo ta chọn loai tìm kiếm nào) sau đó gõ enter, các tên có những thông tin theo yêu cầu của ta sẽ hiện ra, chọn giáo dân cần tìm, tiếp đến bấm nút “đồng ý” hoặc nhấp kép chuột lên tên đó thì đương sự sẽ được nhập vào danh sách.
+ Nếu chọn một người nam hoặc nữ mà đã thuộc về thông tin một gia đình khác, chương trình sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở, xác nhận việc chọn.
+ Mục đã chuyển đi xứ khác sẽ được chọn nếu gia đình này đã chuyển xứ. Khi chọn mục này, các hộp nhập thông tin chuyển xứ sẽ hiện ra để nhập vào thông tin chuyển xứ. Các gia đình đã được đánh dấu chuyển xứ sẽ được chuyển sang hồ sơ lưu trữ gia đình và không được tính vào danh sách gia đình khi thống kê. Khi chuyển xứ, chương trình sẽ chuyển tất cả các thành viên đi theo và sẽ xác nhận trước khi chuyển. Nếu có thành viên nào không được chuyển đi thật sự, thì ta sẽ tìm lại thông tin chi tiết thành viên đó để chuyển lại trạng thái "chuyển xứ" trong màn hình nhập thông tin giáo dân.
+ Chuyển họ cho gia đình: Khi sửa thông tin gia đình mà muốn chuyển họ cho cả gia đình, ta sẽ chọn lại giáo họ khác trong màn hình này. Khi chuyển họ, chương trình sẽ chuyển tất cả các thành viên đi theo và sẽ xác nhận trước khi chuyển. Nếu có thành viên nào không được chuyển đi thật sự, thì ta sẽ tìm lại thông tin chi tiết thành viên đó để chuyển về lại giáo họ cũ trong màn hình nhập thông tin giáo dân.
+ Tùy chọn gia đình ảo: Cho biết gia đình được nhập là gia đình ảo nếu mục này được chọn. Chương trình sẽ cảnh báo nếu chọn giáo họ cho gia đình không thích hợp. Nếu có bất cứ gia đình nào được nhập vào chương trình nhưng không muốn xuất hiện trong thống kê, hãy chọn đó là gia đình ảo.
Trong phần danh sách thành viên gia đình:
+ Có thể thêm, loại bỏ, xem-sửa giống như phần quản lý thông tin giáo dân.
Tuy nhiên trong phần này ta có thể chọn 1 giáo dân có sẵn trong danh sách giáo dân vào danh sách thành viên gia đình bằng cách bấm nút "chọn", sẽ xuất hiện một màn hình để chúng ta chọn giáo dân, trong màn hình này, ta thực hiện từng bước như sau:
- Chọn một giáo họ trong danh sách các giáo họ
- Nhập tên người muốn tìm vào mục tìm kiếm (có thể nhập họ tên, hoặc nhập chỉ có tên, hay nhập mã giáo dân tuy theo ta chọn loai tìm kiếm nào) sau đó gõ enter, các tên có những thông tin theo yêu cầu của ta sẽ hiện ra, chọn giáo dân cần tìm, tiếp đến bấm nút “đồng ý” hoặc nhấp kép chuột lên tên đó thì đương sự sẽ được nhập vào danh sách.
+ Trong lưới danh sách thành viên gia đình, cột "Quan hệ GĐ", ta có thể chọn lại quan hệ khác (mặc định là "Con") bằng cách nhấp chuột vào 1 ô trong cột này, danh sách các quan hệ khác như "ông, bà, chú, bác, cô, dì, anh, chị, em,..." sẽ hiện ra cho ta chọn lại.
+ Trong danh sách thành viên gia đình, các thành viên đã qua đời, đã chuyển xứ, hoặc đã lập gia đình riêng sẽ bị gạch ngang, chữ màu đỏ để đánh dấu.
+ Nếu một thành viên được chọn đã thuộc về danh sách thành viên của một gia đình khác, chương trình sẽ thông báo nhắc nhở, xác nhận việc chọn.
+ Sau khi đã nhập xong mọi chi tiết ta bấm nút “Cập nhật” để lưu các thông tin được nhập.
In Sổ Gia Đình:
Bấm nút In sổ gia đình để in sổ gia đình (Xem mục I.3 để biết thêm chi tiết)
Kể từ phiên bản 2.0.0.4 chương trình cho phép người dùng tự quản lý mã gia đình nếu giáo xứ đã đặt mã cho từng gia đình theo cách riêng của mình.
- Để bật tính năng này, ta vào menu "Công cụ", chọn mục "Tùy chọn", trong màn hình Tùy chọn, ta chọn mục "Cho phép tự nhập mã gia đình riêng"
- Khi đã bật tính năng này, trong màn hình nhập gia đình sẽ cho phép nhập mã gia đình trông ô nhập "Mã gia đình"