Kể từ phiên bản 2, chương trình có thêm khái niệm giáo dân ảo và gia đình ảo
Giáo dân ảo là giáo dân không được thống kê như một thành viên của giáo xứ, nhưng vì lý do gì đó, cần thông tin của giáo dân này trong chương trình nên nhập vào (ví dụ: một người nam ở xứ khác kết hôn với một người nữ thuộc xứ, nên cần thông tin người này để nhập cho thông tin hôn phối). Vì thế, giáo dân ảo thường không thuộc xứ, và được chọn giáo họ là "ngoài xứ" (giáo họ này được chương trình tự động thêm vào). Gia đình ảo cũng có ý nghĩa tương tự
I. Quản lý danh sách giáo dân
- Tải danh sách giáo dân
Trước tiên, ta chọn một giáo họ cần làm việc trong danh sách giáo họ, chương trình sẽ tự động tải danh sách các giáo dân trong giáo họ đó vào lưới giáo dân bên dưới.
Nếu chọn mục "Chỉ xem giáo dân ảo", chương trình sẽ chỉ liệt kê ra những giáo dân ảo trong danh sách giáo dân bên dưới.
- Thêm / loại bỏ / xem-sửa thông tin một giáo dân
Chọn giáo dân trên lưới, nhấp các nút tương ứng Thêm / Loại bỏ / Xem-Sửa. Nhấp kép chuột vào một giáo dân trên lưới giống như khi bấm nút "Xem-Sửa"
a. Thêm giáo dân: Bấm nút "Thêm", màn hình nhập giáo dân sẽ hiện ra (Xem mục II bên dưới để biết thêm thông tin chi tiết).
b. Để loại bỏ một giáo dân khỏi danh sách giáo dân bên dưới, chọn giáo dân đó rồi bấm nút “Loại bỏ”, chương trình sẽ chuyển người đó vào hồ sơ lưu trữ. Người đã bị loại bỏ thì chương trình sẽ không tính vào số giáo dân trong xứ nữa. Cũng vậy, những người đã chuyển đi xứ khác cũng sẽ bị loại bỏ khỏi danh sách giáo dân và chuyển vào hồ sơ lưu trữ.
c. Phần xem và sửa thông tin: để xem và sửa thông tin, ta bấm vào nút “Xem-Sửa” chương trình sẽ hiện thị màn hình nhập giáo dân với lý lịch của giáo dân cần xem. Trong màn hình này, có thể sửa đổi thông tin giáo dân. Sau khi sửa đổi thì bấm nút “cập nhật” để lưu lại những thay đổi.
- Phần in ấn
+ In danh sách: khi muốn in một danh sách giáo dân của một giáo họ, ta chọn giáo họ, sau đó bấm nút “In danh sách, chương trình sẽ tự động xuất thông tin qua phần mếm Excel, chúng ta có thể chọn lựa, chỉnh sửa sao cho phù hợp với nhu cầu của chúng ta cần. Khi đã chỉnh sửa xong cách ưng ý thì chọn in như bình thương trong chương trình Excel.
+ In chứng nhận bí tích: Muốn in giấy chứng nhận bí tích của một giáo dân, ta chọn giáo dân đó trên lưới, sau đó bấm nút “in chứng nhận bí tích” và điền vào đó những chi tiết cần thiết. Sau khi đã điều đầy đủ thông tin thì bấm nút “xuất chứng nhận”. Chương trình cũng sẽ tự động xuất chứng nhận qua phầm mềm Excel. Chúng ta có thể xem lại và chỉnh sửa cho phù hợp, rồi in như cách in trong Excel.
+ In giới thiệu hôn phối: cũng như in chứng nhận, ta cũng chọn giáo dân muốn in giấy giới thiệu bằng cách đưa vệt sáng đến tên giáo dân đó, sau đó bấm nút “in giới thiệu hôn phối” và điền đầy đủ chi tiết. Sau đó bấm nút “xuất giới thiệu”, chỉnh sửa và in như trong phần mềm Excel.
+ Ngoài ra, có thể in các chứng nhận bí tích của một giáo dân bằng cách nhấp phải chuột vào 1 giáo dân trên lưới và chọn các mục tương ứng trong menu hiện ra.
- Tìm kiếm trên lưới và Tải lại danh sách
Hai phần này có liên hệ với nhau.
+ Tìm kiếm trên lưới: muốn tìm kiếm tên một giáo dân trong một giáo họ, ta chọn giáo họ, chương trình sẽ liệt kê tất cả các giáo dân của giáo họ đó. Kế đến, ta bấm nút “tìm kiếm trên lưới” sẽ xuất hiện một cửa sổ, ta sẽ chọn hoặc tìm kiếm theo “tên”, “mã số giáo dân”, hoặc “tên thánh”… rất nhiều điều muốn tìm tuỳ ý mình chọn. Sau đó nhập tên hay điều mà ta muốn tìm vào ô trống rồi bấm nút “đồng ý” hay gõ “enter” cho mau, chương trình sẽ liệt kê như ý mình muốn. Thích nhá!!!!!!
+ Tải lại danh sách: Sau khi đã tìm kiếm xong, muốn trở lại danh sách lúc nãy ta chỉ việc mấm vào nút “Tải lại danh sách”, chương trình sẽ cho ta thấy lại danh sách giáo dân của giáo họ lúc ban đầu.
II. Nhập thông tin một giáo dân
+ Để thêm mới 1 giáo dân, nhấp vào nút “Thêm” trong màn hình danh sách giáo dân, cửa sổ nhập giáo dân sẽ xuất hiện
Lần lượt nhập thông tin giáo dân theo từng chi tiết. Thông tin chi tiết nào của giáo dân mà không rõ thì có thể để trống. Tuy nhiên, ở màn hình này, nhập càng nhiều thông tin càng tốt, nhất là các thông tin về ngày tháng, để tiện việc thống kê, báo cáo sau này.
Trong màn hình nhập này có các lưu ý sau:
+ Phần nhập tên cha mẹ: nếu cha mẹ đã có tên trong danh sách giáo dân thì ta bấm nút “chọn” để chọn tên cha hay mẹ theo danh sách đã có sẵn; khi chọn tên cha hay mẹ thì tên của mẹ hay cha tương ứng theo gia đình sẽ cũng tự động hiện lên trong khung tiếp theo. Khi ấy, chương trình sẽ hỏi có muốn thêm giáo dân vào gia đình có tên cha mẹ được chọn không. Nếu bấm "Yes" chương trình sẽ tự động thêm vào gia đình. Còn nếu cha mẹ không có tên trong danh sách giáo dân của xứ, ta nhập trực tiếp tên như bình thường. (tên được nhập này sẽ không được lưu như là một thành viên của giáo xứ). Ta có thể bỏ qua phần nhập cha mẹ nếu giáo dân này sẽ thuộc về 1 gia đình nào đó, vì trong màn hình nhập gia đình, chương trình sẽ tự động đưa thông tin cha mẹ vào phần "tên cha", "tên mẹ" trong danh sách con cái trong gia đình.
+ Mục “thông tin chuyển xứ” ta sẽ chọn tuỳ theo tình trạng của giáo dân: hoặc ở tại xứ, hoặc chuyển từ xứ khác đến, hoặc đã chuyển đi xứ khác. Ở tại xứ nghĩa là chưa bao giờ được chuyển đến, chuyển đi. Ở 2 mục chuyển đến, chuyển đi thì cần nhập thêm thông tin chuyển xứ. Chương trình sẽ tự động hiển thị các mục nhập thông tin chuyển xứ nếu chọn chuyển đến hoặc chuyển đi. Những người đã chuyển đi sẽ được chuyển vào hồ sơ lưu trữ giáo dân.
+ Phần khai báo qua đời: khi một giáo dân qua đời ta đánh dấu kiểm vào ô vuông và nhập ngày tháng qua đời vào. Chương trình sẽ tự động gạch tên người qua đời và chuyển vào hồ sơ lưu trữ.
+ Phần đánh dấu đã lập gia đình: Cũng giống như phần nhập tên Cha Mẹ, phần này có liên quan đến gia đình sẽ được lập cho giáo dân này. Nếu giáo dân này được lập 1 gia đình với vai trò là "vợ" hay "chồng" thì dấu này sẽ tự động được đánh và không cho thay đổi. Nếu giáo dân này vì lý do gì đó không được nhập thông tin hôn hối vào danh sách gia đình của giáo xứ, thì ta sẽ đánh dấu đã lập gia đình trong màn hình này để chương trình nhận biết tình trạng của người này.
+ Tùy chọn giáo dân ảo: Cho biết giáo dân được nhập là giáo dân ảo nếu mục này được chọn. Chương trình sẽ cảnh báo nếu chọn giáo họ cho giáo dân không thích hợp. Nếu có bất cứ giáo dân nào được nhập vào chương trình nhưng không muốn xuất hiện trong thống kê, hãy chọn đó là giáo dân ảo.
+ Phần ngày tháng sinh, rửa tội, rước lễ lần đầu, thêm sức, nếu chương trình thấy ngày rửa tội trước ngày sinh, hay ngày thêm sức trước ngày rước lễ… thì chương trình sẽ báo để chúng ta lưu ý và chỉnh sửa cho phù hợp.
+ Sau khi đã nhập xong mọi chi tiết ta bấm nút “Cập nhật” để để lưu các thông tin được nhập và màn hình nhập giáo dân trống lại hiện ra để nhập thông tin giáo dân tiếp theo. Nếu không nhập nữa ta bấm nút “đóng”, chương trình sẽ đóng cửa sổ này.