Hồ sơ lưu trữ giáo dân chứa danh sách các giáo dân đã "bị xóa", đã "chuyển xứ" hoặc đã "qua đời"
Các thao tác trên màn hình này gần giống như các thao tác trong màn hình "quản lý danh sách giáo dân".
Chỉ có 3 điểm khác nhau cần lưu ý như sau:
+ Không có chức năng thêm 1 giáo dân, muốn thêm thì ta sẽ thêm bên màn hình danh sách giáo dân.
+ Khi xóa một giáo dân khỏi danh sách lưu trữ, thông in giáo dân bị xóa sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi chương trình, không thể phục hồi lại, chỉ có thể nhập lại nếu cần thiết.
+ Khi muốn phục hồi một giáo dân đã bị xóa từ hồ sơ lưu trữ về danh sách giáo dân, chọn giáo dân trên lưới, nhấp nút "Xem-Sửa" (hoặc nhấp kép chuột trên lưới), màn hình chi tiết giáo dân sẽ hiện ra, bên cạnh mục "Mã giáo dân" sẽ có thêm một hộp kiểm "Đã xóa" (mặc định khi xem bên danh sách giáo dân sẽ không thấy mục này), ta bỏ chọn "Đã xóa" và bấm nút "Cập nhật" trên màn hình này, giáo dân đó sẽ được chuyển về danh sách giáo dân. Tương tự cho trường hợp chuyển xứ hay qua đời.